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Quicktate

Julie McCord October 23, 2015 Announcements

Quicktate may be offline the following dates due to maintenance.

The morning of 10/24/15 anywhere between 5 AM and 10:59 AM

The Evening of 10/26/15 anywhere between 7 PM and 1 Am 10/27/15

 

Julie McCord September 14, 2015 Tips & Tricks

Lo que todo iDictate mecanógrafo debe saber

Una vez creada la cuenta iDictate, se le dará un concurso iDictate para asegurarse de que usted ha leído y comprendido el material iDictate. Por favor, estudie este material con cuidado. Este es un resumen de las instrucciones que hemos recibido de nuestros clientes.

 

Usted está obligado a obtener todas las respuestas correctas con el fin de pasar a los archivos de prueba de mecanografía iDictate. La razón de este requisito es que es demasiado tiempo para iDictate a "cuidar a" sus contratistas para hacer correcciones y asegúrese de que todas las direcciones son seguidas. Dependiendo de varios factores, nuestro sistema de pruebas automatizadas puede permitirle retomar el concurso si usted no recibió todas las respuestas correctas la primera vez, pero desde el punto de vista de preparación, usted debe asegurarse de que usted obtiene todas las respuestas correctas de la primera hora.

 

 Después de pasar el iDictate concurso, recibirá varias pruebas de mecanografía para completar. Estos se completarán en Quicktate.

 

1. Su cuenta mecanógrafa iDictate se ha creado con el mismo nombre de usuario que ha creado para su cuenta mecanógrafa Quicktate. Usted tendrá que restablecer la contraseña a una contraseña de su elección a través del enlace incluido en su Bienvenido a iDictate correo electrónico.

 

2. files iDictate deben ser completados en Microsoft Word 97-2003 (no DOCX). NO usar Open Office u obras o Google Docs.

 

3. Entre para recuperar el archivo de audio (s) en https://idictate.biz con su nombre de usuario y contraseña una vez que haya recibido su correo electrónico que usted es capaz de aceptar asignaciones iDictate.

 

Haga clic en un solo archivo de voz (seleccione el archivo más antiguo si hay más de uno) y guárdelo en su escritorio.

 

"Descripción del archivo" Ver para obtener instrucciones especiales del cliente.

 

4. Tipo documento lo mejor que puedas. Usar Times New Roman tamaño 14 de letra a menos que las instrucciones dicen lo contrario.

 

5. Asegúrese de sangrar sus archivos a 1 "en la página de configuración.

 

6. Inserte cuatro asteriscos **** en lugar de una palabra (o grupo de palabras) que no entienden. Si varias palabras en una fila no son claras, puede escribir [inaudible]. No invente palabras.

 

7. Asegúrese de que el documento es / formato correcto profesionalmente.

 

8.Tipo "Transcrito por http://idictate.com" en fuente de 8 en la parte inferior de la última página de cada trabajo (transcripción). Por favor, no hagas esto como un pie de página, es que ser escrito en la página anterior de la transcripción. (a menos que el cliente solicita que no se añadirá) (esto no tiene por qué ser en cada página).

 

9. Al guardar su documento de Microsoft Word, asegúrese de guardarlo como un 97-03 Documento de Microsoft Word. NO usar Open Office u obras o Google Docs (No guardar como .docx).

 

10. Nombre del documento de Word en su ordenador con el nombre exacto que el archivo de voz, pero dejar fuera .doc como que se añade al guardarlo. Por ejemplo, si el archivo de audio se llama "RE7178161823-20070521-1906554-LEG-DEM-0461.mp3", su expediente académico debe ser nombrado "RE7178161823-20070521-1906554-LEG-DEM-0461".

 

11.Corrija su trabajo y asegurarse de que es perfecto. Siempre volver a escuchar los audios después de completar los documentos para asegurarse que ha capturado la redacción correcta, y las palabras de captura que puede haber perdido la primera vez.

 

12. Usted debe asumir que su archivo final será entregado al cliente "tal cual". No confíe en un sistema de pruebas para arreglar sus errores.

 

13. Si un trabajo en varios archivos, correo electrónico a cada uno a proofs@idictate.com~~V tan pronto como haya terminado de escribir y a prueba de ello.

 

14. Ponga el nombre y el nombre del cliente en la línea de asunto de su correo electrónico. Por ejemplo: "Bob Smith RE5167477300-20070521-162239-LEG-DS400350".

 

15. Podemos devolver el archivo a ti con comentarios y una solicitud de correcciones. (Por favor, asegúrese de que las correcciones se realizan en tiempo y forma, sobre todo si el archivo es una fiebre o Super-Rush).

 

16.Cuando se le asigna archivos, si usted ve un trabajo "Super Rush" en la carpeta de pendientes, esto debería tener prioridad sobre todo lo demás. Luego viene "Rush". Nuestros clientes esperan que los trabajos de Super de Rush terminó muy rápidamente, a veces en una hora desde el momento iDictate realidad recibió el archivo del cliente. Nuestro objetivo para los trabajos de Rush es de 2 horas desde el momento presentado por cliente.

 

17. La fecha y la hora en el archivo se refiere a la fecha y hora en que fue presentada por nuestro cliente, no necesariamente cuando se puso en su carpeta de trabajo.

 

18. Todas las declaraciones son siempre para recibir un correo electrónico de pruebas. Nunca cargar un depósito al cliente, incluso si usted está finalmente aprobado para cargar (otra) completaron los archivos para el cliente.

 

19. Si una fermentación muestra errores y correcciones en su archivo y su respuesta no es cortés, iDictate no ofrecerá sus archivos adicionales.

 

20. Al escribir una deposición, no escriba "ahhs" y "umms menos esa es su única respuesta. Pero lo hacen los tartamudeos y falsos comienzos.

 

21.% 15% La única vez que un archivo se escribe textualmente es: cuando el cliente pide

 

22.El ordenador es un "portátil" o un "escritorio". Nuestro equipo (donde se almacenan los archivos de cliente) se llama un "servidor". Usted debe eliminar los archivos de su computadora una semana después de su finalización.

 

23.Nunca se debe eliminar los archivos de nuestro servidor, IE página web www.idictate.biz.

 

24. El método principal de mantenerse en contacto con iDictate mientras que la transcripción es a través de Yahoo Messenger

 

25. Escribir todo lo que oyes incluyendo la AHS y UMS se considera textualmente

 

26. Por favor, asegúrese de cambiar la vista al 100% antes de enviar archivos a pruebas o cargar archivos si usted ha sido aprobado para hacerlo

 

28. Es muy importante leer y comprender todas las instrucciones.

 

29. Nunca comparta el contenido de un dictado con su cónyuge u otro miembro de la familia

 

30. ¿Qué pasará si usted viola la confidencialidad de todo lo que oye o escribir?

No se le ofrecerá cualquier tarea de escritura más

Se le puede cobrar y procesado en los tribunales

No se le pagó por su trabajo

Su reputación podría ser empañada

 

31. ortografía, Puntuacion adecuada, seguir instrucciones, la confidencialidad y la precisión son requisitos importantes.

 

32.Su nombre de usuario y la contraseña no se deben compartir con nadie.

 

33. Nombrar el archivo correctamente es importante.

 

34. El mejor lugar para obtener actualizaciones sobre iDictate es de nuestro Help Desk

 

35. Si una fermentación iDictate encuentra errores en su expediente, tendrá que arreglar rápidamente el archivo

 

36. Si se le asigna un archivo, se debe respetar la necesidad del cliente para terminar el archivo de inmediato, coordinar con iDictate para que usted y iDictate que ambos tienen una comprensión en cuanto al archivo hora aproximada se completará, reconocer que los archivos de Super de Rush tener la más alta prioridad y buscar palabras en un diccionario si es necesario.

 

37.Después de pasar el iDictate concurso, se le proporcionará con algunos audios de prueba para transcribir.

 

38. El procedimiento después de que haya terminado de escribir un archivo es:

Revise el archivo para asegurarse de que refleja con precisión lo que el cliente dictado

Prueba de leer el archivo y corregir sus errores

Enviar el expediente académico terminado a proofs@idictate.com

 

39. Una vez que haya completado un archivo, usted debe enviar por correo electrónico el archivo a proofs@idictate.com

 

40. Cuando accede para escribir un archivo, usted debe:

Descargue el archivo en el escritorio (o portátil) para que pueda jugar

Escriba archivos Súper de Rush primero

 

41. menos que otras instrucciones iDictate o el cliente, "Transcrito por http://idictate.com" en fuente 8 debe ser escrito en la parte inferior de la última página de cada transcripción

 

42. La razón de estas pruebas sin fin y los concursos se ofrecen:

para asegurarse de que sabe qué hacer una vez que se le ofrece un archivo para escribir

porque es demasiado tiempo para iDictate tener que repetir las instrucciones de una y otra

para forzarlo a leer y entender los procedimientos



43. Si usted no sigue estos procedimientos, iDictate no ofrecerle asignaciones adicionales.




Por último, por favor revise todas las tablas en nuestro Help Desk ubicado en https://quicktate.zendesk.com/entries/23596101-Knowledge-Base-for-i...

Julie McCord September 14, 2015 Tips & Tricks

Tabla 1 - Compensación.

iDictate paga medio centavo por palabra, con los pagos realizados todos los lunes, pero si un día de pago cae en un día festivo, el pago se hará en el siguiente día hábil. Mecanógrafos se pagan a través de PayPal. Nota: no se le pagará por escribir archivos de prueba.

 

Tabla 2 - Software.

Muchos mecanógrafos descarga de software gratuito llamado Express Scribe que ofrece les permite ralentizar o acelerar el audio, o utilizar un pedal. El software se puede encontrar en

http://www.nch.com.au/scribe/

 

Si tienes un Mac, puede descargar el software alternativo en http://www.olympusamerica.com/cpg_section/software_results.asp?id=1....

 

Tabla 3 - Comunicación con iDictate.

Configurar una cuenta gratuita Yahoo Messenger. (http://webmessenger.yahoo.com). Esta es la forma en que nos comunicamos con usted y cómo usted puede solicitar un archivo para escribir.

Cuando usted está disponible para escribir, establecer su estado en Yahoo como "Disponible para Tipo". También, envíe un mensaje de Yahoo a la impresora de pruebas de servicio que indica que está disponible.

Si usted está escribiendo un archivo, cambiar su estado a "escribir".

Si usted no está disponible, cambiar su estado a "no disponible".

Siempre asegúrese de que usted ha iniciado sesión en Yahoo Instant Messenger mientras usted está transcribiendo un archivo, en caso de que necesitemos comunicarnos con usted con respecto a ese archivo.

 

Tabla 4 - Popular Accesorios.

Es posible que desee utilizar las siguientes herramientas opcionales:

a. Pedal

b. Auriculares

 

Tabla 5 - Archivo Mantenimiento / Seguridad.

Cada semana, es imperativo que se elimina / eliminar todos los archivos de voz y de texto desde su ordenador.

 

Periódicamente, se le pedirá que firme una declaración jurada que ha eliminado todos los archivos de su computadora.

 

NUNCA toque los archivos en el sitio web idictate.biz.

 

Tabla 6 - plazos de entrega (TAT).

Archivos designados con "RE" en el nombre de archivo son archivos regulares. RU es Rush. Y si ves 5 ceros (00000) en el campo Duración, el archivo es el Super Rush, el cual se debe volver al cliente dentro de los 60 minutos.

Archivos regulares de 30 minutos o menos, se deben volver el mismo día.

Archivos regulares de más de 30 minutos de duración, se deben volver al día siguiente, pero no más allá de 12-24 horas desde el cliente de tiempo de presentarse el archivo a nosotros (a menos que se indique lo contrario por cedente).

 

Archivos de Rush 30 minutos o menos deben ser completado y enviado por correo electrónico a las pruebas o subido a cliente (si usted es aprobado para cargar) dentro de 2 horas (a menos que se indique lo contrario por cedente).

Más largo de Rush archivos se deben según lo indicado por cedente. Si hay un momento diferente es necesario, cedente le permitirá saber cuando asignado.

 

NOTA: Si no puede hacer que la fecha límite, notifique iDictate pronto para determinar si más tiempo se puede permitir.

No espere hasta que esté en la fecha límite.

 

Tabla 7 - Formato.

Nuestros clientes han solicitado que sus transcripciones tener el formato de la siguiente manera. Si hay un conflicto entre estas directrices frente a lo que el cliente individual solicita, siempre Formato conforme a lo solicitado por el cliente.

 

1. Espacio sencillo su texto, con una línea entre párrafos. Siempre ponga 2 espacios después de cada período.

 

2. Izquierda justifica todo, incluyendo la fecha;

 

3. Subrayar el tema.

 

4. Si el orador dice algo así como "ahora vamos a hacer una carta para el cliente", debe escribir [Cliente] al principio del documento.

 

5. Si el audio dice: "Esto va a ser una carta al cliente y que es a la atención de John Doe y es sobre Miller Anderson", el documento se redactó la siguiente manera:

 

[Cliente] (en una línea)

A la atención de: John Doe (en otra línea)

RE: Miller Anderson (en otra línea)

 

6. Si el cliente dictado "10/18/2000", entonces eso es lo que debe ser escrito, y no "18 de octubre 2000";

 

7. Utilice márgenes de 1 "en todos los documentos Utilizar 1.25 pulgadas y sangría francesa para los altavoces múltiples Utilice la tecla TAB después de los dos puntos del nombre del orador por ejemplo...:

 

Bob: Hola, y bienvenidos a ...

Sam: Me alegro de estar aquí ...

 

8. Algunos clientes presentarán plantillas para su trabajo. En esos casos, debe siguiendo el formato de la plantilla. Un cliente con la letra "T" después de su nombre indica que hay una plantilla (ejemplo Bob Jones T). Si usted no tiene la plantilla, por favor pregunte ..

 

9. Si el cliente solicita Word Perfect y no usa ese programa, pedir a la persona que le asigna el archivo para usted si usted debe (a) escriba el archivo en el Bloc de notas y enviar por correo electrónico a las pruebas para que puedan convertirlo a Word Perfect ., o (b) devolver el archivo para que el cedente puede asignar a otra persona.

 

10. Utilice siempre Spell Checker y buscar palabras en el diccionario si es necesario.

 

11. Si un cliente solicita sus archivos estar en formato de texto plano, escríbalo en el Bloc de notas.

 

12. No escriba el "ahs" y "UMS", la risa, "Ja, ja", etc. Sólo escribirlas en una deposición, si esa es su única respuesta. Nosotros escribimos en "pie de la letra limpia" en todo menos deposiciones; lo que significa que no escribe argot (va, quiero), incluso si el cliente habla de esa manera. No sustituya palabras en el lugar de lo que el cliente está dictando, incluso si usted cree que el cliente utiliza la mala gramática.

 

13. Algunos clientes dictan la puntuacion: comas, puntos saltos de párrafo, etc. La mayoría no lo hacen. Como profesional, usted determinará la colocación correcta de puntuacion.

 

14. Al escribir números, la regla general es:

 

a. Explicar con números de un solo dígito, como el número uno, o dos, o tres. Los números con más de un dígito deben escribirse en forma numérica, por ejemplo, 10, o 100, o 1000.

 

b. Los números que se encuentran en los millones deben escribirse con el número y la palabra millones o billones de dólares, o mil millones, como 1 millones, o 17 mil millones.

 

c. Al escribir cantidades de dinero, no escriba las palabras, utilizar forma numérica, por ejemplo, $ 1.00, o $ 100, o $ 1.000. Sin embargo al escribir cantidades de dinero en los millones, escriba el número numérico con el signo del dólar y la palabra millones o mil millones, etc., por ejemplo $ 1 millón, $ 10 mil millones, o US $ 100 millones. No es necesario añadir los .00 centavos INDICADORAS al escribir la cantidad de dinero más de $ 10.

 

15. Cuando el cliente dicta que él quiere una copia del documento para ir a otra, esta información se coloca al final del documento de la siguiente manera:

 

cc: John Burns

 

16. Usted puede pensar que el cliente está diciendo "Este es un archivo de notas de James Moore rayos Stevens." Lo que está diciendo en realidad es "Este es un archivo de notas de James Moore RE Stevens."

Usted debería escribir de la siguiente manera:

 

Memo

Fecha: 21 de septiembre 2008

 

Para: James Moore

Re: archivo Stevens

 

[Cuerpo de Memo]

17. Si el cliente dice "Nota para presentar de una reunión con George y Martha Stevens celebrará el 03 de febrero a las 2:30. Usted debería escribir esto como:

 

[Nota a Archivo]

 

03 de febrero 2008, 14:30

 

Re: Reunión celebró con George y Martha Stevens

 

[Cuerpo de Nota]

18. Si el cliente dice "Notas acto de una conversación con Mary Jane y Fredrick Martin ..." Esto se escriben de la siguiente manera: (cada ACT Nota será una página separada) (la fecha puede o bien ser puesto encima de la Re: Línea o a continuación en función de cómo el autor ha dictado)

 

[ACT Notas]

Fecha: 01 de mayo 2009

Re: Conversación con Mary Jane y Frederick Martin

 

[Nota a Archivo]

 

Nombre del cliente: Nick Publicar

Fecha de la reunión: 12 de octubre 2011

Tipo de reunión: Revisión

Próxima reunión: Ninguno conjunto

Relationship Manager: Ninguno

 

Resumen de la reunión:

 

[Cuerpo de resumen de la reunión]

19. Muchos clientes dictarán instrucciones / recordatorios a sus ayudantes, secretarios, o para sí mismos. Para escribir estos, usted poner entre paréntesis la instrucción y [negrita] ella. Colocar además las instrucciones de donde el autor dicta en el documento. A veces el autor dictará su carta a su cliente, y entonces sus notas a su administrador todo en un solo documento. Las 4 estrellas **** significa que no podía entender lo que estaba dictada, incluso después de escuchar de nuevo. Si se murmuró una oración o frase entera, escriba [inaudible]. Además, tenga en cuenta el formato de los títulos.

Ver formatear ejemplos a continuación.

 

23 de enero 2007

 

[Cliente] Esto demuestra que esta primera carta es para el cliente

 

Joan Wilson

CNA en Topeka, Kansas

Re: Abby largo v First Southern.

Materia I.D. Nº 999-9311

 

Estimada Sra. Wilson:

 

Aprovechamos esta oportunidad para escribir con el estado en este asunto.

 

Hemos recibido la solicitud de contribución ....

De hecho, en base a la correspondencia a Tracy Aston fecha 1 de enero de 2000, parece que la cobertura de **** de Taos, Nuevo México puede haber terminado el 1 de enero de 2001.

 

El abogado de otro acusado nos ha proporcionado una copia impresa de los beneficios que muestran beneficios en la cantidad de $ 13,060.11. Voy a contactar abogado del acusado co solicitando que nos proporcionan una demanda específica para resolver el problema contribución junto con un desglose de la base de su demanda.

 

RECOMENDACIONES / MANIPULACIÓN ADICIONAL:

 

1. Póngase en contacto conmigo para aclarar el período de cobertura.

 

2. Por favor me proporcione una copia impresa de todos los beneficios que se pagan en esta materia.

 

3. Estamos en contacto con el abogado de otro acusado solicitando que nos proporcionan una demanda detallada para resolver el problema contribución.

 

Os mantendremos informará de los eventos importantes que ocurren en este asunto. Mientras tanto, por favor no dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta.

 

Muy atentamente,



Mark A. Miller



[Instrucciones a Secretario: Cuando digo Taos, por favor haga que para ser la ciudad de Taos, Nuevo México.]

(Se trata de las instrucciones del abogado a su secretaria. Tenga en cuenta que esto se escribe en negrita con corchetes [])

El dictado abogado puede decir algo como "esto es una carta al abogado de otro acusado, o el abogado del acusado, o el abogado de oposición." Esto se escribe como sigue:

 

23 de enero 2007

 

[El abogado de otro acusado]

 

Sr. Mike Mumford

Mumford e hijos

 

Re: Abby largo v First Southern.

            Materia I.D. Nº 999-9311

 

Estimado Sr. Mumford:

 

Acuso recibo de su carta de 1 de enero de 2000 junto con una petición de contribución.

 

He contactado a mi cliente que solicita una copia impresa de los beneficios que han pagado. Por favor darme una demanda específica para resolver el problema contribución. Solicito que ir acompañada de un desglose pormenorizado para que pueda entender claramente las bases de su demanda.

 

Preveo que deberíamos ser capaces de resolver este problema sin la necesidad de una audiencia de arbitraje formal.

 

Espero con interés el debate sobre este asunto con usted.

 

Muy atentamente,



Mark A. Miller

 

[Bill para esta carta 0,5 y poner este archivo en un 30 días llegar]

 

(Con frecuencia, el fiscal dictará instrucciones adicionales a su secretaria aquí. Tenga en cuenta que esto se escribe en negrita con corchetes [])

 

20. Candidato Informe o Carta de referencia Este se escribe en la parte superior

 

RE: La persona que se hace referencia

 

Introducción Ponga en negrita y el espacio hacia abajo dos veces para iniciar el cuerpo del mensaje

 

[Cuerpo de mensajes]

 

Descripción general de la carrera

 

[Cuerpo de mensajes]



21. Ejemplo de llamada de conferencia o archivos multi-altavoces (entrevista, conversación, etc.)

 

Trate de identificar cada altavoz por su nombre, si es posible. Si no puede identificar el altavoz utilice primer orador, segundo orador. Si usted no puede distinguir entre los diferentes oradores, puede escribir siguiente orador de cada altavoz.

 

Sam: Mi primera pregunta, Steve, en la mañana mirando a su trabajo creativo, se usted, como director creativo, trabajando en absoluto en el proceso creativo o está supervisando su mayoría aquellos equipos que están haciendo el trabajo?

 

Steve: Bueno, depende del proyecto. Los proyectos son similares, hay proyectos grandes y pequeños, y hay proyectos de la diversión de la diversión y no. Pero en la mayoría de los grandes proyectos que trato de involucrarme en todo ...

 

Sam: ¿Cree usted que el conocimiento de qué medio usted está buscando en plural o medios de comunicación que usted está buscando en ayuda directa de la energía creativa de alguna manera?

Julie McCord September 14, 2015 Tips & Tricks

Las pruebas Examen y mecanografía para iDictate se encuentran en su cuenta mecanógrafa Quicktate. Para seleccionar la prueba iDictate, seleccione la opción Elegible iDictate.

Entre para recuperar su archivo de audio (s) en https://idictate.biz con su nombre de usuario y contraseña una vez que haya recibido su correo electrónico que usted es capaz de aceptar asignaciones. Haga clic en un solo archivo de voz (seleccione el archivo más antiguo si hay más de uno) y guárdelo en su escritorio. Consulte la sección "Descripción de archivos" para obtener instrucciones especiales del cliente.

Escriba el documento lo mejor que puedas. Usar Times New Roman tamaño 14 de letra a menos que las instrucciones dicen lo contrario.

Inserte cuatro asteriscos **** en lugar de una palabra (o grupo de palabras) que no entienda. Si varias palabras en una fila no son claras, puede escribir [inaudible]. No invente palabras. Asegúrese de que su documento está correctamente / formateado profesionalmente.

Escriba "Transcrito por http://idictate.com" en fuente de 8 en la parte inferior de la última página de cada trabajo (transcripción). Por favor, no hagas esto como un pie de página, es que ser escrito en la página anterior de la transcripción. (a menos que el cliente solicita que no se añadirá) (esto no tiene por qué ser en cada página).

Asegúrese de sangrar sus archivos a 1 "en la página de configuración.

Por favor, asegúrese de cambiar la vista al 100% antes de enviar archivos a pruebas o cargar archivos si usted ha sido aprobado para hacerlo.

Al guardar el documento, asegúrese de guardarlo como un 97-03 Documento de Microsoft Word. NO usar Open Office u obras o Google Docs. (No guardar como .docx).

Nombre del documento de Word en su ordenador con el nombre exacto que el archivo de voz, pero cambiar el ".mp3" a ".doc". (No agregue .doc, simplemente guardar como .doc) Por ejemplo, si el archivo de audio se llama "RE3138161823-20070521-1906554-LEG-DEM-0461.mp3", su expediente académico debe ser nombrado "RE3138161823-20070521-1906554 -LEG-DEM-0461.

Prueba leer su trabajo, para asegurarse de que es perfecto. Siempre volver a escuchar los audios después de completar los documentos para asegurarse que ha capturado la redacción correcta, y las palabras de captura que puede haber perdido la primera vez.

Usted debe asumir que el archivo final será entregado al cliente "tal cual". No confíe en un sistema de pruebas para arreglar sus errores.

Enviar tus archivos terminados - uno a la vez, como termine - a proofs@idictate.com.
Ponga el nombre y el nombre del cliente en la línea de asunto de su correo electrónico. Por ejemplo: "Bob Smith RE5167477300-20070521-162239-LEG-DS400350.
Podemos devolver el archivo a ti con comentarios y una solicitud de correcciones. (Por favor, asegúrese de que las correcciones se realizan en tiempo y forma, sobre todo si el archivo es una fiebre o Super-Rush)

Cuando se le asigne archivos, si usted ve un trabajo "Super Rush" en la carpeta de pendientes, esto debería tener prioridad sobre todo lo demás. Luego viene "Rush". Nuestra meta es tener empleos de Super de Rush terminados y entregados con una hora de recibir el archivo desde el cliente. El objetivo de los trabajos de Rush es de 2 horas desde el momento presentado por cliente.

La fecha y la hora en el archivo se refiere a la fecha y hora en que fue presentada por nuestro cliente, no necesariamente cuando se puso en su carpeta de trabajo.

Todas las declaraciones deben ser enviado por correo electrónico a las pruebas. No cargar un depósito al cliente, incluso si usted está finalmente aprobado para subir archivos completa al cliente.

Archivos de prueba iDictate terminados son para recibir un correo electrónico a proofs@idictate.com. Asegúrese de incluir su nombre completo.
 
Todos los trabajos Quicktate que se descargan de iDictate o Quicktate no pueden ser escritos en Microsoft Word.
 
Por favor, sólo les escriba en el Bloc de notas o directamente en el cuadro de transcripción en la página transcriptor.
 
Al escribir los archivos en Word y luego copiar y pegar en el cuadro de transcripción en la página transcriptor causa símbolos y caracteres que aparecen en el lugar de las letras, y no queremos que los símbolos y caracteres que se envían a los clientes.

Julie McCord October 27, 2014 Tips & Tricks

Study Guide

  1. When you are asked "Who was the Salesperson that helped the Customer?",
    • If you know the Salesperson's name, and it is not on the drop down list, type the name as accurately as you can, using upper and lower case as appropriate.
    • If Salesperson gives only his first name, and you see only one potential match in the drop-down list (with or without a last name), you should assume it's the same person.
    • Select "Cannot be determined" if you do not know the Salesperson's name.
  2. When you Summarize the conversation:
    • Start out with what the Caller wanted. For example, "Caller interested in ..." or "Customer calling for...".  
    • If the Caller has previously spoken to or visited the Dealer, only select "Customer calling back about..." if you feel the client recently called or visited the dealership, I.E. in the last 6 months. 
    • Then select the make and model of the vehicle the customer is calling about. For example, "2008 BMW 333i", "2013 Honda Civic" ...
    • If you know the make (i.e. Honda) but are unable to determine the model, select the word "other Honda model" which you will find at the end of the drop down list.
    • Then add what the Salesperson did and will do. For example, "Salesperson checked price and will check inventory and call back".
    • You should always select "used" car for service/parts calls
  3. When you listen to the Audio, make note of the Caller's area code (3 digits) and phone number (7 digits). If you don't know the area code, you may have to type just the 7 digit phone number. Enter phone numbers in this format: 2125551212.
  4. If the Caller said he was too far away to visit the dealership, enter this information when you are asked. Being far away isn't the same as being TOO far away.
  5. Listen carefully to determine if the Caller left a message on voicemail or with a person.
  6. If caller didn't speak to a Salesperson, then don't say Salesperson did this or did that, because you don't know what the Salesperson did, if anything.
  7. Don't say that Salesperson did something if they didn't do it.
  8. Don't say that Salesperson will do something if they didn't say they will do it.
  9. Accuracy is critical. Contractors will not be compensated for forms with errors.

Form B FAQS

Has this Caller recently contacted or visited this dealership?

Only select yes if you feel the caller visited or called the dealership in the last 6 months. Otherwise select no.

Make the correct selections to describe what the Caller wanted:

 

Q: The Caller wants to talk to the Finance Department for his vehicle. How should this be scored?


A: This is NOT a sales call.  Under this scenario, you should assume the Caller already selected a car to buy. You generally don’t ask for the Finance department BEFORE you select your car.  Therefore this is NOT a sales call. You should select Caller “was not a prospect”.

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Q: Caller asked about renting a car for a week. How should this be entered?


A: A short-term rental is not the same as leasing a car. This should be entered as The Caller “was not a Prospect”.

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Q: If the Caller hung up or was disconnected AFTER being transferred to a Salesperson, the best option is to select Caller “did not reach”, rather than Caller “hung up”.

 

A: If the Caller hung up or was disconnected AFTER he mentioned buying a car, the best option is to select Caller “did not reach”, rather than Caller “hung up”.

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Q: If the Caller hung up or was disconnected BEFORE he mentioned buying a car, the best option is to select Caller “hung up”.


A: If the Caller hung up or was disconnected BEFORE he asked to talk to a Salesperson, the best option is to select Caller “hung up”.
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Q:    If Caller asked for “Finance Department”, what should I enter?

 

A: You may enter: The Caller asked for “Finance Department”, or The Caller “was not a prospect”.

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Q:    If Caller asked for  “Title Department”, what should I enter?

 

A: You may enter: The Caller asked for “Title Department”, or The Caller “was not a prospect”.

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Q: If Caller only asked for business hours and/or directions, and didn’t talk about a car, how should this call be scored?

 

A:  For now, enter: The Caller was not a prospect.

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Q: What do I do if the Caller and Salesperson started talking in spanish midway through the file?


A: Select “Not a prospect”.

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Q:  If the Caller already spoke to  a Salesperson or a Service Advisor and is calling back to get more info, or discuss the issue further, or to follow up...How should this be entered?

 

A:  select:  Caller  “was calling back about”; and

 

Answer “yes” to the question: “Did the Salesperson ask for the Customer's phone number?”; and

Answer “yes” to the question: “Did the Salesperson try to schedule an appointment with Customer?”; and


Do not answer the question: “What was Caller's phone number?”

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Q: If the caller speaks to a receptionist and got information about a car, do we score that as though they spoke to a Salesperson? 

A: Yes. But be careful. If the Caller only asked for directions and/or hours, then it would not be a prospect.

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Q: How would you handle a call where the Caller asks for the service department and talks to the Service Department and then decides he wants to talk to the Sales Department?

 A: You should score for the higher ticket item. In this scenario, sales of a car is likely much more expensive than a service issue.

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Q: How would you handle a call where the Caller asks about both a new car and a used car? 

A: You should score for the higher ticket item. In this scenario, sales of a new car is probably more expensive than a used car.

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Q: If the Caller asks for the Finance Department for price negotiation, is this considered a potential sale?    

 A: Probably not, but... The goal is to determine if the Caller is a new prospect. It is not customary in the auto industry to negotiate a price without first selecting a car.  On one hand, you should assume that the Caller already selected a car and now wants to negotiate the price.  That said, you would have to listen to the whole call to determine how to complete the form.  If you determine that the Caller never spoke to the car dealership before and he was indeed a new prospective buyer, then I would treat the Caller as a new prospect looking to buy a car.

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Q29: If a caller is following up on a car he purchased or asking when his/her car is going to be delivered, how do I score it?

A29: Score this as follows: The “Caller was calling back about”...

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Q: Many people call in and ask about an appointment for a car wash, oil change, or express service. 

The Service Advisor tells them to "just come in". How do I answer these questions?: 

a. Did the rep try to schedule an appointment? 

b. Was an appointment scheduled?

A: If Dealer says to just come on in for service, you should answer "yes" to the question "Did the rep try to schedule an appointment?" 

If the Caller says "great I’ll be right in" (or something like that), then answer "yes", the appointment was scheduled. 

If the caller does not clearly state they will be coming during some specific time period, then answer "no" to the question "Was an appointment scheduled?" 

This answer pertains to a car wash, oil change, or express service.

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Q: If a customer called in asking to see if a car was still available and the salesman told the customer the car was sold, didn’t say anything else to the customer, and the customer then ended the call, how would this be scored?  Should I select “Not a Prospect” or go ahead and fill the form out listing the Salesman’s name and that he answered the customer’s question, or something different?

A: The sales rep did a terrible job.  Score as usual and be sure to select "no attempt to get contact info" and "no attempt to schedule an appointment".

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Q:  What should we enter if the caller is calling to confirm an appointment already scheduled?


A: Select Caller "was calling back about" + "appointment for".... And then continue filling out the form.

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Q: Caller reaches receptionist and asks about a car she saw online, gives the model, make and year, but does not specify whether she is buying or leasing.  Receptionist says she needs to speak to a salesperson. How should this be scored?

A: There are a few acceptable options. Just make sure your selection is accurate:

Caller "asked about", "buying a", "used" “car”;  or
Caller "asked for", "a salesperson for a", "used" “car”. 

Both the above are correct.

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Q: Caller asks for a Salesperson for a particular truck he saw online.  He is connected to a sales manager and tells this manager that he believes he spoke to him sometime within the last month about buying a truck. How should this be scored?

 A: Since the Caller has already spoken to this dealership, you should select:

Caller "was calling back about"...

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Q: Under what circumstance would you score "sales department" as opposed to "salesperson".  In other words, if caller does not specify one or the other, only that they need to speak to someone in sales, which one is correct?

Q: Salesperson and Sales Department  can be used interchangeably. We offer them both since grammatically, one sometimes sounds better than the other.

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Q: If someone leaves a voice mail for a salesperson but it pertains only to CUSTOMER SELLING their car to the dealer, as opposed to the purchase of a vehicle. Do I select, not a prospect?


A44: Correct, “not a prospect”.

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 Q: Another Dealer called looking for a car for one of their customers. How should this be scored?

 

A:  Other dealers are not considered customers or prospects. Score this as: The Caller was not a prospect.

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 Q: Another Dealer called looking for a part for a Honda Civic. How should this be scored?

 

A:  Other dealers are not considered customers or prospects. Score this as: The Caller was not a prospect.

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 Q:If someone is calling about roadside assistance (towing, dead battery, no gas…) a prospect?

 

A: No! This is considered not a prospect.

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Select Car or Truck Caller inquired about:

 

Q: What should I do when caller asks about more than one vehicle?


A: Enter one of the vehicle names in the vehicle search option. If they state a preferred vehicle, then choose that one. For example, “I’m interested in the 2014 Honda Accord or the Honda Civic. I would prefer the Accord but if the price is right I would take a Civic.” In this case, enter the Accord.

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Q: How would you handle a call where the Caller asks about both a new car and a used car?


A: You should score for the higher ticket item. In this scenario, sales of a new car is probably more expensive than a used car.

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Q: How do I enter the make and model of the car if the caller gives only a stock number?


A: You will know the “make” of car (manufacturer) based on how the phone is answered. (example: “Good morning, Henderson Toyota”). Then, if you don’t know the model, select the last car on the list of (in this example) Toyotas, which will be “Other Toyota Model”. 

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Choose what the Salesperson did: (you may select none, one or more than one)

Choose what the Salesperson will do: (you may select none, one or more than one)


Did the Salesperson give their name?

What was the Salesperson's name?
(If not found in the list, type the Salesperson's name in the box provided.)
(If you don't know Salesperson's name, select "Cannot be determined")


Q: There are two or more salespersons having the same first name.  Who should we chose if he does not mention his surname (last name)?

A: Neither. You should type in the first name.

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Did the Salesperson (or anyone else) ask for (or say they already had) the Customer's phone number? (Answer “yes” If the Salesperson got the Caller’s phone number, no matter how they got it)

Q: What do we do if the Salesperson never asked, but the Caller provided his phone number voluntarily? 

A: If the Salesperson got the Caller’s phone number, no matter how he got it, then the answer to the question “Did the Salesperson ask for the Customer's phone number?” should be “Yes”.

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Q:  Since some dealerships have caller ID, I have came across a few salespersons who, while looking at their caller ID, they ask, "Is the … 4230 I see on my caller ID a good phone number for you?" but they don't always say the phone number even though the customer will say, "yes."  Should I still go ahead and check "Yes" that the salesperson did ask for the Customer's phone number and then check "Cannot be determined" since the number was never said?

A:  Correct. If you’re certain both Caller and Salesperson had a “meeting of the mind” regarding the phone number, go ahead and select “yes, Salesperson asked for the phone number”. And since you never heard the number, “Cannot be determined” would be correct.

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Q:  What if the Salesperson asked the Caller for his phone number and they refuse to give it to them?

 A: The question on the form asks: “Did the Salesperson ask for (or say he already had) the Customer's phone number? (Answer “yes” If the Salesperson got the Caller’s phone number, no matter how he got it).”

Since the Salesman did ask, the answer would be "yes".

 

Q: If I am sure that the Caller has had  contact with, or a relationship with this dealership before, or is an existing customer, or a repeat customer, or bought a car from this dealer before, or had his car serviced here before, or bought parts here before…. should I score this file differently?


A: Yes. When you see the question “Did the Salesperson ask for (or say he already had) the Customer's phone number?”, you should answer “yes”, because we know the dealer already had Caller’s phone number.

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Q: What if the salesperson asks for the callers email address?

A:  That is irrelevant! The question on the form asks: “Did the Salesperson ask for (or say he already had) the Customer's phone number?

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What was the Caller's name?
(Type Caller's name or select "Cannot be determined")

Q: Caller provided her name but she had an accent and there was no way to understand what she was saying.  How do I score this?

 

A: When asked  “What was the Caller's name?”, you should select “cannot be determined”.

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What was Caller's phone number?
(Type Caller's phone number or select "Cannot be determined")

Did the Salesperson try to schedule an appointment with Customer?
(examples: "when can you come in...?", "would you like to come in to see that car...?", "Does Saturday work for you...?", "When do you think you could come down to take a look at it?", "Would you be interested to come and look at it?", "Is there a time you guys can make it over here?")

 

Q: What if a caller is inquiring on behalf of someone else?


A: Answer all questions as normal, but for the question Did the Salesperson try to schedule an appointment with Customer?, you should select “Salesperson was unable to try to schedule an appointment ...”   

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Q: When a salesperson tries to schedule an appointment and the customer responds by saying they will stop by at some non-specific distant time in the future (e.g. next week), is this considered a successful appointment scheduling?

 

A: No. This would not be considered an appointment. An appointment must have a specific time or a time-frame that is within a 2 hour time-frame. For example, Dealer: “We close in two hours.” and Caller states: “I will be in before you close.” Under this example, answer “yes” to the question  “Was an appointment successfully scheduled?”

 

The following are all examples of valid appointments:

1. i'll be in before you close today.

2. I'll meet you between 12 and 2 tomorrow

3. I'll be there next Monday (5 days from now) at 1:00.

4. I'll be there next Monday (5 days from now) after I get off work at 2:00.

  1. I get off of work at four and will come directly to the dealership.
    1. I will see you between 3 and 330 on December 5.

 

The following are NOT valid appointments:

A. I will be there this afternoon.

B. I am coming to see the car tomorrow.

  1. I’ll be there after I get some money.

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Q: If the Salesperson tried to get Caller to make an appointment, but the Caller wouldn’t commit, how do we score this?

 

A: The answer to the question “Did the Salesperson try to schedule an appointment with Customer?” would be “Yes”, because he tried. However, the answer to the question “Was an appointment successfully scheduled?” would be no, because the Caller would not commit.

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Was an appointment successfully scheduled?

Q: When a salesperson tries to schedule an appointment and the customer responds by saying they will stop by at some non-specific time, but within a few days, is this considered a successful appointment scheduling?


A: No. This would not be considered an appointment. An appointment must have a specific time or a timeframe that is within 2 hours.

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Q:  If the caller says he may/probably/might come in at (insert day and/or time here), is that considered a successful appointment?

A: No!  That’s not an appointment; nor is it a commitment.

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Did Caller say he was too far away to visit the dealership?

 

Q: What if the Caller told the Salesperson that they live far away from the dealership but are actually still WILLING to visit the dealership?  How should I answer the question ‘Did the caller say he was too far away to visit the dealership?’


A:  If the caller states they are willing to visit the dealership, select “no”, when asked if  “Caller was too far away to visit dealership”. This is a potential sale.

 

Q: If the customer says they live very far away and don't want to visit the dealership unless everything is already in place, is this considered to be "too far away to visit the dealership?" Or is this considered a potential Sale?


A: This would be considered “too far away to visit” unless they did in fact secure an appointment.

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Q: If the caller says that they live pretty far from the dealership, but never says that it is too far for them to drive, do I still mark it as "out of area"?  

A: No. The question asks if the “Caller said he was too far away to visit the dealership”

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Q: The caller says that they live out of the area and before they make the trip, they just just want to make sure that things are all in place, but would obviously make the trip if everything looks good.  How should I score the “out of the area” question.

A: Please read the questions. The question asks if the “Caller said he was too far away to visit the dealership”. So if the Caller says or implies that he can come to the dealership, then it’s clear that it’s NOT too far away. 

You will know it’s too far away when the Caller says something like “Henderson Nevada? I can’t drive that far!”

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Did voicemail or any person ever take a message for Salesperson?

Q: If a Caller is connected to voicemail, the Salesman’s voicemail greeting usually includes his own name and asks the Customer to leave their name and number. Should the boxes be checked as if the Salesperson provided his name and asked these questions himself?  

A: No, if the call was transferred to voicemail, then the Salesman (himself) did not and could not ask these questions.  So, in short, no.

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Miscellaneous:

Q: When I process Form B files, one thing I have noticed is that some of the jobs time out before they finish.  I have been hitting transcribe immediately afterward and it usually brings the file right back up, but not always, so I have lost a few that way.  

Is there a way to tell when they will time out, or a way to keep them from doing so?   I just want to make sure I am doing everything I can to get these done correctly.  

A: Sometimes the countdown timer reaches zero while you are still listening to the audio.  You should fill in a field in the form to start the clock over again.  As a practical recommendation, most analysts fill out the form as they are listening to the audio, in which case a “time-out” shouldn’t be an issue.

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Q: If during the call, you discover that the entries you chose in the first line of scoring are incorrect, should you always go back and change them?  For instance, if during the call customer reveals that he spoke to the salesperson earlier.

A: Of course you should fix your answers. It is imperative that the forms be completed accurately.

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